Archivierung

So geht Archivierung heute

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Ihr Robert Mächtig

Archivierung ist ein aktuelles Thema. Denn neben den Effekten des kostbaren Platz sparen, haben Sie Ihre alten Daten über einen Suchbegriff sofort auf dem Bildschirm. Stellen Sie sich folgendes vor: Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter muss aus einem fünf Jahre alten Projekt eine Kundenfreigabe heraus suchen, weil der TÜV das heute von Ihnen verlangt. Eine „mal eben“ Aufgabe. Wenn Sie selbst in dem Projekt involviert waren, dann wissen Sie noch ungefähr, wo sich die Akten befinden. Aber eventuell war es ein Kollege, der leider nicht mehr bei Ihnen ist, der das Projekt geleitet hat. Wie könnte der das abgelegt haben?

Die Suche geht los. Oder …

Sie öffnen die Suchmaske in Ihrem Archivierungsprogramm, geben den Projektnamen ein und finden die gewünschten Dokumente, inklusive der Anmerkungen und dazugehörigen Genehmigungen in wenigen Minuten.

Jetzt stellen Sie sich vor, wie oft das vorkommt. Über alle Kollegen hinweg. Und wie in dem Moment die Emotionen hoch schlagen, weil Sie alle genügend zu tun haben. Und für so einen „zeitraubenden Quatsch“ eigentlich gar keine Ressourcen haben.

Moderne Archivierung hält Ihre Daten auch an redundanten Orten bereit. Das heißt, dass diese physisch digital gleichzeitig an zwei Orten sind - man weiß ja nie.

Außerdem sparen Sie kostbaren Platz, den Sie für neue Arbeitsplätze, Besprechungen oder andere produktive Arbeiten verwenden können. Rechnen Sie sich einmal aus, was Sie jeden Monat an Miete für Ihre Regale bezahlen, in denen die Ordner jedes Jahr ein Jahr älter werden.

Kosten sparen

Fragen Sie nach einem Beratungstermin, damit Ihre Archivierung reibungslos funktioniert.

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